FUNGSI PENGISIAN JABATAN

1.PENGERTIAN

          Fungsi pengisian jabatan (staffing) adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan kosong di organisasi perusahaan.Tujuannya agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-tugas pada setiap jabatan tersebut, sehingga sasaran perusahaan tercapai.

2.Ruang Lingkup Pengisian Jabatan

2.1  Pengadaan (Procurement)

       Pengadaan ( procurement ) adalah merupakan fungsi operasional yang utama dari MSDM. Pengadaan tenaga-kerja ini merupakan masalah yang penting, sulit, & kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi serta
efektif tidaklah semudah membeli & menempatkan mesin.

       Tenaga-kerja adalah asset utama perusahaan yang menjadi perencana dan juga pelaku aktif dari setiap aktivitas dalam organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status dan latar belakang pendidikan, usia, jenis kelamin yang heterogen, dibawa kedalam organisasi perusahaan; bukan seperti mesin, uang, & material yang sifatnya pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya guna mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

       Tenaga-kerja yang cakap, mampu, dan trampil belum menjamin produktivitas kerja yang baik bila moral kerja & kedisplinannya rendah. Mereka baru dapat dikatakan bermanfaat serta mendukung terwujudnya tujuan perusahaan bila mereka berkeinginan tinggi untuk menciptakan prestasi. Dan tenaga-kerja yang kurang mampu, tidak cakap, & tidak trampil akan mengakibatkan pekerjaan tersebut tidak dapat selesai tepat pada waktunya.

       Kualitas dan kuantitas para tenaga-kerja juga harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan juga efisien. Penempatan tenagakerja juga harus tepat sesuai dengan kemampuan & ketrampilan yang dimilikinya. Sehingga gairah kerja dan kedisplinannya akan lebih baik dan efektif guna menunjang terwujudnya tujuan organisasi/perusahaan

a.      Analisis Jabatan (Jab Analysis)

       Analisis jabatan (jab analysis) adalah menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan pada suatu jabatan, mengapa pekerjaan itu dilakukan dan bagaimana cara melakukannya. Hasil analisis jabatan ini adalah uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Uraian pekerjaan adalah uraian mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab seorang pejabat pada suatu jabatan atau apa hak dan kewajibannya. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian syarat-syarat orang yang dapat memangku suatu jabatan tertentu, agar ia dapat bekerja secara efektif.

b.      Manfaat analisis jabatan

       Analisis jabatan dapat dianggap sebagai alat bagi pimpinan dalam memecahkan masalah kemanusian. Hal ini karena analisis jabatan memberikan bantuan terhadap banyak hal, seperti:

a.       Dalam hal penarikan, seleksi dan penempatan pekerjaan;

b.      Dalam orientasi, pendidikan dan pelatihan;

c.       Dalam penilaian jabatan;

d.      Dalam perbaikan syarat-syarat pekerjaan;

e.       Perencanaan organisasi;

f.       Pengembangan karir khususnya pemindahan dan promosi;

g.      Pengaturan kompensasi;

h.      Konseling.

      Dengan adanya analisis jabatan ini penarikan calon pegawai, seleksi dan penempatan para karyawan dapat didasarkan atas kualifikasiperseorangan yang dicantumkan dalam analisis jabatan tersebut.

c.       Cara Menyusun Analisis Jabatan

      Dalam penyususnan analisis jabatan kita mengenal tiga macam cara, yaitu sebagai berikut.

a.      Penyusunan daftar pertanyaan

Pengumpulan keterangan untuk menyusun analisis jabatan dapat dilakukan dengan cara mengirim suatu daftar pertanyaan kepada karyawan yang bersangkutan. Agar supaya jawaban terarah dan untuk memendu karyawan dalam menjawab pertanyaan tersebut maka pertanyaan dibatasi kepada hal-hal yang penting saja, misalnya pemberian gambaran yang jelas mengenai

1.      apa yang dikerjakan oleh yang bersangkutan

2.      bagaimana yang bersangkutan mengerjakan pekerjaannya

3.      mengapa yang bersangkutan mengerjakan pekerjaan tersebut

4.      keterampilan apa yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Contoh daftar pertanyaan untuk analisis jabatan adalah sebagai berikut.

b.      Wawancara atau interview

Cara lain untuk mendapatkan informasi mengenai jabatan ini adalah dengan cara menanyakan lagsung kepada karyawan atau atasan dari karyawan yang melakasanakan tugas tersebut. Pertanyaan disampaikan secara lisan dan jawaban dicatat oleh pewawancara. Cara ini jika tidak hati-hati sering menimbulkan salah pengertian antara pewawancara dan karyawan yang diwawancarai. Oleh karena itu, pewawancara harus memiliki pendidikan serta pengalaman yang cukup untuk melakukan wawancara. Cara ini sering menjadi pelengkap cara pertama, terutama untuk mendapatkan penjelasan dari jawaban pertanyaan tertulis pada cara yang pertama.

c.       Peninjauan oleh penganalisis jabatan

Pengumpulan keterangan untuk analisis jabatan melalui wawancara sering diikuti dengan peninjauan oleh penganalisis jabatan. Pada waktu peninjauan tersebut penganalisis harus dapat memahmi apa yang dilihatnya dengan singkat, jelas, dan mudah dimengerti. Ketika melakukan peninjauan, penganalisis jabatan harus dapat bergaul dengan pekerja sebaik-baiknya. Cara ini adalah cara terbaik karena dengan cara inipenganalisis tidak hanya melihat dari jawaban karyawan, namun dapat pula melihat sendiri apa yang terjadi di lapangan. Pertanyaan dapat di ajukan  kepada karyawan apabila diperlukan.

Proses selanjutnya adalah penganalisis membuat deskripsi kerja (job description), dimana deskripsi kerja ini diturunkan dari analisis jabatan.

2.2  Penarikan (recruiting)

penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.

Kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, .yaitu:

a.       Balas jasa

b.      Status karyawan

c.       Kesempatan promosi

d.      Job specification

e.       Metode penarikan

f.       Penawaran tenaga kerja

Sumber-sumber penarikan karyawan :

a.      Sumber internal

     Karyawan yang akan mengisi lowongan jabatan yang lowong, ditarik dari karyawan yang telah ada dalam perusahaan. Penarikan dilakukan dengan cara “mutasi” atau transfer, baik sifatnya vertical (promosi-demosi maupun horizontal (rotasi).

·         Demosi yaitu mutasi dengan cara penurunan pangkat atau jabatan seseorang karyawan.

·         Promosi adalah mutasi dengan menaikkan pangkat atau jabatan seseorang, sehingga authority dan responsibility-nya semakin besar biasanya diikuti dengan kenaikan pendapatan.

Dasar-dasar promosi yaitu:

-     Senioritas, yaitu promosi yang didasarkan pada lamanya pengalaman kerja seorang karyawan.

-     Ability (kecakapan), yaitu promosi yang didasarkan atas kecakapan seseorang, yang kecakapannya lebih baik mendapat prioritas pertama untuk dipromosikan.

-     Kombinasi senioritas dan ability adalah promosi yang dilakukan berdasarkan lamanya masa kerja dan tingkat pendidikan formal melalui ujian kenaikan golongan.

·         Mutasi horizontal (rotasi) adalah pemindahan seorang karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lainnya, tetapi pangkatnya tetap, hanya pekerjaannya yang berbeda.

b.      Sumber external

Untuk mengisi loeongan jabatan yang kosong ditarik orang-orang dari luar perusahaan, yaitu:

-       Lembaga pendidikan

-       Kantor penempatan tenaga kerja

-       Pusat tenaga kerja

-       Nepotisme atau kawan-kawan karyawan.

2.3  Seleksi (Selection)

Seleksi adalah Serangkaian kegiatan yang dilaksanakan untuk memutuskan apakah seorang pelamar diterima / ditolak,tetap / tidaknya seorang pekerja ditempatkan pada posisi-posisi tertentu yang ada dalam organisasi perusahaan tsb.

·         Dasar seleksi

dasar seleksi adalah job spesification dari perusahaan bersangkutan.

·         Metode seleksi:

-    Metode nonilmiah

Seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada criteria/standar atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja.

-    Metode Ilmiah

Seleksi yang didasarkan kepada ilmu pengetahuan dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada criteria spesifikasi dan standar-standar tertentu.

·         Sistem seleksi:

-    Succesive Hurdles

Sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan testing yakni jika peserta tidak lulus pada suatu testing maka ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan gugur.

-    Compensatory Approach

Sistem selesi yang dilakukan dimana peserta mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata hasil tesnya apakah mencapai standar atau tidak.

·         Tingkat-tingkat seleksi:

-    Seleksi tingkat pertama

Seleksi tingkat pertama adalah seleksi yang dilakukan menurut prosedur yang telah ditetapkan perusahaan bersangkutan dan jika lulus maka pelamar dinyatakan diterima dengan status karyawan percobaan atau calon pegawai (capeg)

-    Seleksi tingkat kedua

Seleksi tingkat kedua adalah seleksi yang dilakukan selama masa percobaan (capeg) dengan cara mengamati dan menilai mental, perilaku, kedisiplinan, dan kemampuan nyata calon karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.

-    Seleksi tingkat ketiga

Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi dengan mengikuti prajabatan atau pelatihan, jika lulus maka calon karyawan diangkat menjadi karyawan tetap.

·         Tujuan seleksi.

Seleksi ini bertujuan agar dapat memproleh karyawan yang :

-          Qualified dan potensial

-          Jujur dan disiplin

-          Trampil dan semangat bekerja

-          Dapat bekerjasama

-          Dinamis dan kreatif

-          Inovatif dan bertanggungjawab

-          Loyal

·         Penyeleksi

-    Bagian urusan sumber daya manusia

-    Pihak ketiga yang professional

-    Kombinasi USDM dan pihak ketiga.

2.4  Penempatan.

Penempatan adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjaan. Dalam penempatan karyawan baru ini dilakukan orientasi dan induksi.

Orientasi artinya memberitahukan kepada karyawan baru tentang hak dan kewajibannya, tugas dan tanggung jawabnya, peraturan-peraturan perusahaan, sejarah dan struktur organisasi perusahaan serta memperkenalkannya kepada para karyawan lama.

Induksi adalah kegiatan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan baru yang telah ditempatkan, agar ia menaati peraturan perusahaan dan norma-norma social yang berlaku.

2.5  Pemberhentian.

Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seorang karyawan dengan suatu perusahaan. Pemberhentian karyawan disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun, dan atau meninggal dunia.

Labour turn-over (perputaran karyawan) adalah perbandingan antara masuk dan berhentinya karyawan suatu perusahaan.

Rumus T.O

T.O = (karyawan masuk-karyawan berhenti) X 100%

            ½ (karyawan awal + karyawan akhir)